製作PPT的基本原則與smart art的使用方式

如果我需要雕刻一個木製小飾品，我需要的是一把雕刻刀。

如果我寫一篇文章，內容是「菜刀很好用，但是不適合拿來雕刻」之類的文章，而且還有模有樣地畫了一張圖表，縱軸是「效果」、橫軸是「使用時間長短」的圖表，用來說明「在雕刻的初期，菜刀確實是有功用的，但是隨著雕刻進入細部工程，菜刀就不適用了」之類的，你應該會覺得我整篇文章都怪怪的。

在我看來，照片裡面的節目，有關「smart art」的說明，就是把菜刀當成雕刻刀在介紹、分析。

回歸事情的本質，簡報就是「把事情說給別人聽」；想要簡明扼要，簡報者當然要先把整個內容想清楚。簡報的重點是什麼？邏輯是什麼？核心的要素有哪些？想要特別凸顯的重點是什麼？他們之間是上位下位的從屬概念？還是上游下游的流程關係......等等之類的。

而所謂的PPT，是幫助聽眾更容易掌握簡報者重點的一個東西。在這個前提下，「文不如表」、「表不如圖」是必然的定律。

「誰有耐心看一串文字呢？至少也要整理成一個清楚的表單什麼的吧！」

「誰有耐心仔細看表格呢？把表格所要強調的邏輯、重點用適當的方法，比如說圓餅圖長條圖之類的統計圖表，或是流程圖之類的幾何圖形加上線條，不是更容易讓人吸收嗎？」

也就是說，要做出一目瞭然、便於聽眾吸收的簡報檔案，簡報者就必須深刻理解內容的邏輯啊、元素啊什麼的，然後用最合適並且容易閱讀的方式呈現。比如說你可能需要畫個階層圖、或是畫幾個圓圈、方塊與箭頭之類的幾何圖形。所謂的smart art 就是因應這樣子的需求而生的東西。

甚至於，有時候當我們因為「這個概念不知道要用怎樣的幾何圖形來簡單圖說」而困擾的時候，我們可以把smart art打開，一種一種版型去試試看，時常會有意外的收穫。

總之，smart art根本就不是讓我們排版更漂亮的工具，就好像菜刀不是用來雕刻的工具。

這個看似專業的節目竟然搞錯了這樣基本但是重要的觀念，實在讓我有點兒吃驚。